مدیریت اسناد

حذف و کاهش اسناد و اوراق بایگانی

سیستم یکپارچه شهرسازی، دارای نقش بسزایی درحذف و کاهش اسناد و اوراق بایگانی می باشد. این سیستم قادر است پس از پیاده سازی بیش از سه چهارم از اسناد و اوراق بایگانی را کاهش دهد و علاوه بر کاهش حجم فضای فیزیکی بایگانی، تعداد پرسنل درگیر با بایگانی های شهرسازی، نوسازی. اصناف را نیز کاهش دهد. عملیات تشکیل پرونده برای هرملک فقط یکبار انجام خواهد شد و پس از آن در واحد های مختلف صرفا عملیات تکمیل پرونده بر اساس نوع درخواست متقاضی انجام خواهد شد. عملیات تکمیل پرونده نیز باتوجه به سوابق ملک با راهنمایی و هدایت سیستم براحتی و بسرعت انجام خواهد شد.

عدم اتکا به محفوضات ذهنی پرسنل

یکی دیگر از قابلیت های عمده سیستم یکپارچه شهرسازی، عدم اتکا به محفوضات ذهنی مسئولان واحد تشکیل پرونده می باشد، چون تمامی اطلاعات لازم جهت تشکیل و تکمیل پرونده را سیستم به راحتی در اختیار مسئول واحد قرار می دهد. بنابر این سیستم از حالت وابستگی به پرسنل خارج خواهد شد، یکی دیگر از قابلیتها و توانایی های سیستم یکپارچه شهرسازی اعلام و اخذ یکباره مدارک مورد نیاز جهت پاسخ به درخواست ارائه شده می باشد. در روند موجود با توجه به نیاز واحدها، مدارک مورد نیاز در مقاطع مختلف از شهروندان اخذ می گردد که این امر موجب اتلاف وقت مراجعین و نارضایتی آنها از روند انجام کار در شهرداری می باشد.

جمع آوری اطلاعات جامع ملک

براساس برنامه کاری، مامور بازدید به محل وقوع ملک های مورد نظر در سطح شهر مراجعه میکند و فرم های خاصی که در قالب سیستم یکپارچه شهرسازی تهیه گردیده است منطبق با دستورالعمل مربوطه تکمیل می نماید. با تکمیل این فرم ها، کلیه اطلاعات لازم برای کار با پرونده با ساختاری مناسب و دقیق و با یکبار بازدید از ملک جمع آوری شده و در اختیار بخش های دیگر قرار می گیرد. بدین ترتیب مراجعات مکرری که در بعضی موارد جهت بازدید از ملک در وضع موجود انجام می شود، حذف شده و نقایص و ابهام های ناشی از گزارشات سلیقه ای ماموران بازدید که موجب تضییع حقوق مردم یا شهرداری و ایجاد مشکلات درون سازمانی برای مدیران و سایر کارمندان در روند اجرای کار می گردد، مرتفع شده و مامور بازدید در یک مراجعه، گزارشگیری دقیقی را از وضع ملک به عمل خواهد آورد.

استفاده واحدهای درآمد و نوسازی و اصناف از اطلاعات جمع آوری شده

با توجه به اینکه در بازدیدهای انجام شده از ملک که توسط کارشناسان واحد شهرسازی انجام می شود، اطلاعات جامعی از ملک بر داشت می شود که پاسخگوی نیازهای اطلاعاتی واحدهای نوسازی و اصناف نیز می باشد. بنا براین نیاز به بازدید های مجدد توسط کارشناسان واحدهای نوسازی و اصناف از ملک وجود ندارد. به عبارت دیگر، واحدهای کارشناسی ادارات شهرسازی، نوسازی و اصناف در هم ادغام خواهند شد.

جلوگیری از بازدیدهای مکرر ملک

همانطور که اشاره شد بمنظور برداشت اطلاعات وضع موجود ملک، فرم های جامعی طراحی شده است که پاسخگویی نیازهای اطلاعاتی بخشهای مختلف رسیدگی کننده به درخواستهای مراجعین باشد.نیاز به بازدیدهای مجدد بمنظور برداشت اطلاعات مورد نیاز واحدهای مختلف که در حین گردش پرونده انجام می شد، مرتفع می شود.

بایگانی

در سیستم مکانیزه و یکپارچه شهرسازی، نوسازی واصناف، بایگانی نیز دچار تغییرات ساختاری شده است و موجب بروز تحولاتی اساسی در سیستم موجود بایگانی مناطق خواهد شد.

ادغام بایگانی های شهرسازی، نوسازی و اصناف

با پیاده سازی سیستم یکپارچه شهرسازی در شهرداری ها، با توجه به اینکه اطلاعات بایگانی اداره نوسازی و اصناف زیر مجموعه اطلاعات بایگانی شهرسازی است، بایگانی این ادارات در هم ادغام شده اند.

ایجاد نظم وترتیب پرونده ها

بایگانی پرونده ها بر اساس کلاسه نوسازی میباشد و نحوه دسترسی به پرونده ها در بایگانی بر اساس کلاسه نوسازی میباشد. علاوه بر کلاسه نوسازی در سیستم مکانیزه شهرسازی، کلیه املاک دارای یک شماره سیستمی می باشند که به موقعیت ملک آنها بر روی نقشه اختصاص می یابد و مانع از تشکیل پرونده های مجدد برای املاکی که دارای کد نوسازی نمی باشند، می شود

جلوگیری از مفقود شدن پرونده و اسناد مربوط به آن

با توجه به اینکه کلیه اطلاعات مربوط به انجام مراحل کاری مختلف، در سیستم بصورت لحظه ای ثبت می شود، دیگر مسئولین و پرسنل شهرداری نگران مفقود شدن اسناد داخل پرونده نمی باشند، چرا که اطلاعات مربوط به پرونده در سیستم وجود دارد و بسادگی می توان، اسناد گم شده را جایگزین کرد.

عدم وابستگی به پرسنل

در سیستم جدید، کلیه پرسنل شهرسازی در صورت داشتن مجوز دسترسی به راحتی می توانند اطلاعات پرونده های موجود در بایگانی را ملاحظه نموده و به مرور زمان نیاز به مطالعه فیزیک پرونده نیز از بین خواهد رفت. بنابراین سیستم از حالت وابستگی به پرسنل خاص خارج خواهد شد.

​