سامانه آرشیو الکترونیکی (Smart Archive)

​یکی از مشکلات اصلی عدم استفاده بهینه از بخش آرشیو الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی، عدم دسته بندی اسناد موجود در آن است، این مشکل در پرونده های حجیم که دارای اسناد زیادی هستند کاملا مشهود است. از آنجا که دسته بندی اسناد به روشهای سنتی کاری بسیار طولانی، پرهزینه و دارای خطای زیادی است، لذا استفاده از این روشها کارایی لازم در شهرداری نداشته و در دستور کار شهردار نیز قرار نگرفته است. استفاده از فن آوریهای نوین، شناسایی و دسته بندی اسناد موجود در آرشیو الکترونیکی سیستم یکپارچه شهرسازی را میسر ساخته که با توجه به تجربه موفق بدست آمده که حاکی از کاهش چشمگیر زمان اجرای پروژه، کاهش هزینه، افزایش دقت دسته بندی و امکان بازنگری در نتایج حاصله از دستاوردهای اجرای این پروژه با بهره گیری از فن آوریهای نوین است، لذا این روش برای شناسایی و دسته بندی اسناد موجود در آرشیو الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی انتخاب شده است​

​

فناوری شناسايي هوشمند اسناد:

در فرآیند خودکار دسته بندی اسناد، نخست نوع فرم های در گردش سازمان برای سامانه تعریف می شود؛ سپس با به کارگیری این قالب های از پیش تعریف شده، اسناد اسکن شده در سامانه جمع آوری به صورت خودکار در قابل تعریف طبقه بندی می شوند.

برخی از ويژگي هاي سامانه آرشيو الکترونيک:

• نمايش گروه بندي اسناد
• نمايش اسناد موجود در يک گروه
• نمايش اسناد به صورت تک برگي
• نمايش ضمائم يک سند
• نمايش اسناد به صورت پشت و رو
• نمايش اسناد به صورت نموداري
• انواع جستجو و فيلتر بر روي کاربران
• ارائه گزارش عملکرد کاربر به تفکيک عمليات
• و....

برخی از قابلیت های عملکردی

    1.  تهیه و تدوین دستورالعمل دسته بندی خودکار اسناد موجود در آرشیو الکترونیکی سیستم یکپارچه شهرسازی

    2.  استخراج، جمع آوری و تهیه لیست اسناد قابل دسته بندی توسط سیستم

    3.  آموزش سیستم جهت شناسایی خودکار اسناد مطابق با لیست تهیه شده

    4.  تهیه سناریوهای تست و اعتبارسنجی و کیفیت شناسایی اسناد بصورت مکانیزه

    5.  تهیه سرویس های لازم جهت دریافت اسناد از بانک آرشیو الکترونیک سیستم یکپارچه شهرسازی

    6.  پردازش اسناد به منظور شناسایی و دسته بندی خودکار اسناد دریافت شده