طرح جامع سیستم یکپارچه شهرسازی شهرداری مشهد، مجموعه ای یکپارچه از زیر سیستم های شهرسازی، فنی و عمران،خدمات شهری، نوسازی، اصناف، درآمد، املاک و مستعغلات، ماده صد، کنترل و نظارت بر ساخت و ساز، مهندسین ناظر، بایگانی، پاسخگویی و ۱۲ زیر سیستم دیگر درشهرداری میباشد که بر اساس نیازهای اطلاعاتی سه سطح هرم اطلاعات شهری و با استفاده از پیشرفته ترین فن آوریها در سیستم های اطلاعات جغرافیایی جهان توسط شرکت صفارایانه تهیه و ارائه شده است.

فازهای مختلف پیاده سازی سیستم :

• فاز صفر:بستر سازی
• فازیک : فرهنگ سازی
• فاز دو : خودکار سازی
• فاز سه : همگامی با دولت و تجارت الکترونیک

فاز صفر:بستر سازی    ­

خطاهای موجود در اسناد بایگانی، عدم دسترسی به سوابق ، ثبت اطلاعات بصورت تکراری در واحدهای مختلف، غیر قابل تفکیک بودن اطلاعات با سایر عوارض فیزیکی در نقشه ، فقدان نقشه هایی که مرز املاک را نشان دهند و عدم دسترسی به وضع موجود املاک از جمله مواردی هستند که متخصصین و مشاورین این طرح  را وادارنمود تا طرحی چند مرحله ای برای بهبود وضعیت پرونده های املاک و بستر سازی لازم جهت پیاده سازی سیستم های سیستم یکپارچه شهرسازی شهرداری تحت عنوان فاز صفر ارائه دهند.

در این فاز بیشتر به ساماندهی وضع موجود و ایجاد بستر مناسب برای فازهای بعدی پرداخته می شود، اهم پروژه های این فاز عبارتند از:

۱) ساماندهی سوابق املاک

هدف این پروژه، جمع آوری، پالایش، ادغام، خلاصه برداری، تصویر برداری(اسکن) اسناد موجود در سوابق املاک از بایگانیهای مختلف شهرداری نظیر شهرسازی، نوسازی، درآمد و انتقال آنها به بانکهای اطلاعاتی می باشد. بعد از اتمام این پروژه هر ملک در شهرداری دارای یک پرونده خواهد شد که آخرین وضعیت مجاز ملک طبق مجوز یا گواهی های موجود در پرونده نیز وارد کامپیوتر خواهد شد.

۲) ساماندهی وضع موجود املاک

هدف این پروژه ساماندهی وضعیت موجود املاک، اصناف و معابر است، این اطلاعات با مراجعه مستقیم به املاک و اصناف جمع آوری خواهد شد و بعنوان آخرین وضعیت موجود املاک در بانکهای اطلاعاتی ذخیره خواهدشد.

۳) تهیه نقشه های رقومی وضعیت موجود املاک و طرحهای تفصیلی و اجرایی و تطبیق آنها

هدف این پروژه تهیه نقشه های رقومی املاک سطح شهر ، شامل لایه وضع موجوداملاک، لایه معابر، لایه طرح های تفصیلی،لایه طرحهای اجرایی وایجاد ارتباط بین نقشه های تهیه شده با سوابق پروندهای املاک که در پروژه های ساماندهی سوابق و ساماندهی وضع موجود املاک وارد بانکهای اطلاعاتی شده است می باشد.

۴) گردآوری وهمسان سازی ضوابط و مقررات

هدف این پروژه گردآوری، دسته بندی، تعیین تقدم و تاخر و ملاک عمل بودن بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آیین نامه های اجرایی و سایر ضوابط و مقررات موجود در شهر داری و انتقال آن به بانکهای اطلاعاتی می باشد

۵) شناسایی ، بازنگری و بهینه سازی گردش کارهای موجود

شناسایی، دسته بندی درخواستهای شهروندان از شهرداری و تعیین مراحل انجام درخواستها و بهینه سازی گردش کاری درخواستها و انتقال آنها به بانکهای اطلاعاتی از جمله اهداف این پروژه می باشد.

فازیک : فرهنگ سازی ­

اهم پروژه های فاز ۱ عبارتند از :

۱) آموزشهای عمومی و تخصصی کاربران

آموزشهای عمومی کامپیوتر و درکنار آن آموزشهای تخصصی با استفاده از سیستم های مکانیزه و گردش کارها و شرح وظایف جدید به کاربران شهرداری از جمله اهداف این پروژه می باشد.

۲) بازنگری چارت سازمانی (تبدیل واحدهای شهرداری به میزهای کار)

بازنگری چارت سازمانی و تبدیل واحدهای شهرداری به میزهای کاری با حذف فعالیت های موازی و تکراری و بهینه سازی گردش کارها، ایجاد سایتهای یکپارچه در مناطق بگونه ای که کلیه واحدهای شهرداری در قالب میزهای کار در یک فضای بهم پیوسته کنار هم قرارگرفته بطوریکه ارباب رجوع بین اتاقهای مختلف در تردد نباشد، کاهش مدیریتهای مختلف (بعنوان مثال در سیستم های سنتی در شهرداریها هر واحد معمولا دارای یک مسئول و چند کارمند می باشد واحدهایی چون نوسازی، درآمد مثالی در این خصوص می باشند.حال اینکه در سیستم جدید کل واحدهای مستقر در سایت دارای یک مسئول تحت عنوان مسئول سایت خواهند بود) از جمله اهداف این پروژه می باشد.

۳) نصب و راه اندازی زیر سیستم های سیستم یکپارچه شهرسازی شهرداری

نصب و راه اندازی زیرسیستم های طراحی شده در سایت و آموزش کاربران در خصوص اجرای گردش کارهای جدید و مکانیزه از جمله اهداف این پروژه می باشد.

۴) نیمه خودکارسازی فرآیندها

هدف این پروژه نیمه خودکارسازی فرایندهای شهرداری است بدین معنی که بخش عمده ای از عملیات بصورت خودکار انجام شده و بخشی نیز توسط کار بران شهرداری انجام خواهد شد بعنوان مثال محاسبات درآمد، نوسازی و یا تعیین و تشخیص تخلفات ساختمانی با حضور کاربر نوسازی و کاربر تخلفات ساختمانی انجام خواهد شد و ارباب رجوع بدون حضور این کاربران قادر به در یافت پاسخ از سیستم های رایانه ای مستقر در شهرداری نخواهد بود. این پروژه بخاطر بررسی عملکرد سیستم های طراحی شده، ایجاد فرهنگ کاری جدید برای شهروندان ، شناسایی و رفع مشکلات احتمالی در حین اجرای سیستم تعریف شده است .

فاز دو : خودکار سازی ­

یکی از نتایج پیاده سازی سیستم یکپارچه شهرسازی شهرداری جایگزینی سیستم های رایانه ای بجای عناصر انسانی و بخشهایی ازشهرداری با خود کارسازی بسیاری از عملیات محاسباتی و ثباتی، تهیه گزارشات، بازرسی و غیره میباشد، این سیستم در برخی موارد بصورت کلی جانشین بخشهایی از شهرداری میشود، بعنوان مثال بایگانی، اعلام ضابطه، محاسبات در آمد و نوسازی، کنترل نقشه، تعیین و تشخیص تخلفات ساختمانی بخشهایی مهم در شهرداری های سنتی هستندکه سیستم های رایانه ای بطور کامل آنها را در دل خود جای میدهند.

اهم پروژه های فاز ۲ عبارتند از:

۱) ایجاد پیشخوان الکترونیکی با خودکار سازی فرآیندها شهرداری

هدف این پروژه ایجاد یک پیشخوان الکترونیکی با حداقل حضور عناصر انسانی در شهرداریهای مناطق می باشد، بدین معنی که شهروندان بدون ایجاد ارتباط و حضور پرسنل شهرداری قادرخواهند بود که اکثر کارهای خود را با استفاده از رایانه توسط خودشان انجام دهند. بعد از اجرای این پروژه در شهرداری تنها در چهار واحد شاهد حضور پرسنل شهرداری خواهیم بود واحد تشکیل پرونده، واحد پاسخگویی، واحد کنترل و نظارت بر ساخت وساز (پلیس ساختمان) و واحد بایگانی (بطور مقطعی) و بقیه فرآیندها بصورت خودکار توسط نرم افزارهای رایانه ای انجام خواهد شد. بعنوان مثال بعد از اجرای این پروژه کاربری به نام کاربر نوسازی، درآمد، اصناف، طرح تفصیلی، تعیین و تشخیص تخلفات ساختمانی، کنترل نقشه نخواهیم داشت چون تمامی این فرآیندها بصورت خودکار توسط رایانه در کوتاهترین زمان ممکن (تنها زدن شماره شناسایی و نوع درخواست مالک و پس از چند ثانیه دریافت پاسخ مورد نظر از رایانه) انجام خواهد شد که این امر منجر به تحولی شگرف در ساختار شهرداری و نحوه سرویس دهی آن خواهد شد. همچنین یکی دیگر از نتایج حاصل از اجرای این پروژه بروز نگهداشتن اطلاعات املاک می باشد که این امر با ادغام واحدهای بازدید شهرداری با صرف کمترین هزینه و در کوتاهترین زمان به نتیجه خواهد رسید.

۲) حذف منطقه بندی از دید شهروندان (حذف فواصل مکانی)

هدف این پروژه حذف منطقه بندی املاک از نگاه شهروندان خواهد بود، بدین معنی که شهروندی که ملکش دریک منطقه شهرداری واقع شده است بتواند علاوه بر شهرداری منطقه سکونت خود از سایر مناطق شهرداری نیز سرویس مورد نیاز خود را دریافت نماید که این امر با ایجاد بسترهای ارتباطی مناسب بین مناطق شهرداری و برنامه های نرم افزاری که قادر باشند ضوابط و سوابق املاک را بین مناطق مختلف منتقل نمایند میسر خواهد شد. اجرای این پروژه تاثیر بسیار زیادی در کاهش تعداد و طول سفرهای درون شهری خواهد داشت. نتایج حاصل از اجرای فاز ۱ سیستم یکپارچه شهرسازی در شهرداری بیانگر کاهش ۴۰ درصدی از مراجعات شهروندان به شهرداریهای مناطق می باشد که این امر با اجرای فاز ۲ تا ۷۰درصد پیش بینی شده است.

فاز سه : همگامی با دولت و تجارت الکترونیک ­

یکی از مهمترین مزایای فناوری اطلاعات، کاهش معجزه آسای نقش و ارزش فاصله های زمانی و مکانی است. اینترنت نمونه بارز این قابلیت شگرف است، دسترسی به تمام نقاط جهان، ارائه و دریافت انواع خدمات در سراسر جهان و دستیابی به انواع و اقسام اطلاعات بصورت بلادرنگ و بسیاری از فعالیتهای دیگر که قید فاصله های زمانی و مکانی از روی آنها برداشته شده است، جملگی نشان از بوجود آمدن دنیایی تازه دارند که در آن روابط بشری دچار یک دگرگونی اساسی شده است .
یکی از جنبه های مهم سیستم یکپارچه شهرسازی همگامی آن با تجارت و دولت الکترونیکی است، با در نظر گرفتن این واقعیت که اینترنت و کاربردهای آن در حال رشد سرسام آوری هستند و هر لحظه از این بدیهیات جهان امروز، موجب از دست دادن فرصتهای طلایی و پرداخت خسارت مادی و معنوی فراوان و جبران ناپذیری خواهد شد. بنابراین در کنار بهبود روشها و عملیات درونی سیستم یکپارچه شهرسازی، دسترسی به بخشهای مختلف و پردازش اطلاعات نیز از طریق اینترنت پیش بینی شده است .

۱) ارائه سرویس های مختلف شهرداری بصورت الکترونیکی به شهروندان و مدیران

هدف این پروژه ارائه خدمات شهرداری از طریق اینترنت به شهروندان و مدیران و سیاست گذاران است. یعنی شهروندان از طریق اینترنت بتوانند به سایت شهرداری مراجعه نمایند و از آخرین اطلاعات مورد نیاز خود را از طریق اینترنت دریافت نمایند. اطلاعاتی از قبیل سوابق ملک اعم مجوزها و گواهی های صادره از طرف شهرداری، ضوابط و مقررات ساخت و ساز، میزان عوارض سالیانه، بدهی های معوقه ملک، طرحها و پروژه هایی که بر ملک تاثیر گذارخواهند بود. همچنین شهروندان قادر خواهند بود از طریق اینترنت درخواستهای خود را ثبت نمایند درخواستهایی همچون صدور پروانه، پاسخ استعلامهای مختلف و … از طریق اینترنت قابل ثبت و پیگیری می باشد. همچنین سیستم قادر خواهد بود نقشه های معماری و محاسباتی املاک را دریافت نمود ه و فرایندهای کنترلی لازم را بر اساس ضوابط ساخت و ساز شهرداری انجام داده و نتیجه را بلافاصله به مخاطبین اعلام نماید.

۲) ارائه سرویس های برون سازمانی

ارائه سرویس های برون سازمانی به سایر ادارات . سازمانها . شرکتهای خدماتی همانند اداره پست، شرکت برق، شرکت مخابرات، شرکت گاز، اداره ثبت اسناد، شرکت مخابرات، سازمان میراث فرهنگی، دفترخانه های اسناد رسمی و غیره می باشد.